Lorsque vous travaillez avec un diffuseur, un budget spécifique peut être alloué aux frais, de production par exemple, de déplacements ou encore d’hébergements. Ce qu’il faut savoir, c’est que l’argent qui arrive sur votre compte intègre toujours vos recettes.

Commençons par les remboursements de frais :
Le principe c’est que c’est vous qui effectuez la dépense auprès d’un fournisseur. Il vous remet une facture à votre nom et vous conservez cet original.  

Vous facturez ensuite vos frais, éventuellement accompagnée des COPIES des justificatifs et le diffuseur vous rembourse le montant exact de vos dépenses. Si vous avez opté pour la déclaration contrôlée, vous déduisez ces dépenses de vos recettes.

Voyons maintenant les débours payés pour le compte des clients :
Comme précédemment, c’est vous qui effectuez la dépense. Le diffuseur vous demande les originaux des factures, faites à son nom et vous rembourse. Le diffuseur vous a donc mandaté en vue d’effectuer les dépenses pour son compte. Il doit formaliser cette demande par écrit, c’est ce que l’on appelle un mandat de débours.

Que vous soyez en déclaration contrôlée ou en micro BNC ce mandat est le justificatif fiscal, qui vous permet de déduire ces débours de vos recettes.

Enfin, dernière possibilité,
C’est la structure qui effectue la dépense directement. L’argent ne transite pas par votre compte, vous n’avez donc pas d’obligations déclaratives.

Émilie par exemple est accueillie en résidence par un centre d’art.
Pour la production d’une œuvre, elle achète du bois dans un magasin de bricolage. Elle demande une facture au nom du centre d’art, remet cette facture à l’équipe et se voit remboursée par le lieu.
Cet argent intègre ses recettes, mais elle peut déduire la dépense dans sa déclaration d’impôts, puisqu’elle a demandé un mandat de débours.

En résumé, les remboursements de frais intègrent vos recettes. Vous pouvez les déduire si vous avez conservé les justificatifs ad hoc : facture ou mandat de débours.

Les bonnes questions à se poser :
Quel est mon option fiscale ?
Que mentionne le contrat à propos des frais ?
Est-ce que vous êtes rigoureux et pouvez tenir une comptabilité ?

Pour aller plus loin :
Est-ce que je peux déduire le loyer de mon atelier et mes frais de production?
Je ne fais pas de compta, est-ce que c’est normal?
Note de débours – modèle

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Auteur : Maze conseils, 2022
Voir en vidéo Au secours je suis artiste, Episode 8